Unsere persönlichen Assistenten übernehmen für Sie alle Aufgaben, die Sie vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich virtuell, das heißt, der persönliche Assistent interagiert mit seinen Kunden mittels Informations- und Kommunikationstechnologien.
Wie funktioniert unsere Dienstleistung Virtuelle Persönliche Assistenz?
Auftragsvergabe
Die Auftragsvergabe erfolgt in Form eines Briefings an den jeweiligen VPA per Mail, Telefon, Skype, etc. Je nach Art der Aufgabe und Kundenbeziehung kann dieses im Umfang sehr unterschiedlich ausfallen, beinhaltet in der Regel aber stets folgende Punkte:
- Aufgabenbeschreibung
- Zeitvorgabe
- Abgabetermin
Die Auftragsvergabe erfolgt entweder direkt an den persönlichen Virtuellen Assistenten oder an unsere Teamleiter, die Aufgabe intern an den entsprechenden VPA verteilt.
Auftragsbestätigung
Nach Eingang des Briefing des Kunden wird Ihnen eine Auftragsbestätigung zusammen mit einer voraussichtlichen Zeitkalkulation zugeschickt. Eventuell bestehende Unklarheiten werden noch geklärt.
Übermittlung der Arbeitsergebnisse
Die Arbeitsergebnisse werden dem Kunden vom VPA selbst oder vom jeweiligen direkten Ansprechpartner in der vereinbarten Form zum vereinbarten Abgabetermin übermittelt. Bei komplexeren oder umfangreicheren Aufgaben werden gegeben falls zu vereinbarten Terminen auch Zwischenergebnisse und Statusberichte übermittelt.
Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt als Vorkasse oder auch zum Monatsende für Stammkunden. Abgerechnet wird entweder nach erbrachtem Aufwand zu den vereinbarten Stundensätzen. Diese sind abhängig vom Auftragsvolumen.
Tätigkeitsfeld
VPAs unterstützen Ihre Kunden bei den unterschiedlichsten Aufgaben. Zu unterscheiden sind vor allem die Einsatzbereiche in private sowie berufliche Aufgaben. Nachstehend beispielhaft nun einige klassische Aufgaben, die an VPAs für Auftraggeber übernehmen können.
Private Assistenz
- Reiseplanung
- Terminvereinbarung
- Erledigungen und Einkäufe
- Eventplanung und -organisation
- Concierge Aufgaben
Berufliche Assistenz
Allgemeine Büro bzw. Sekretariatsaufgaben
- Korrespondenz
- Terminplanung
- Reiseplanung
- Recherchearbeiten
- Erledigung von Telefonanrufen
Allgemeine kaufmännische Aufgaben
- Erstellung von Vorlagen
- Erstellung von Präsentationen und Dokumenten
- Übersetzungen und Korrekturen
- Pflege von Datenbanken
- Buchhaltungsvorbereitung
Fachspezifische Aufgaben
- Marketing und Vertriebsmaßnahmen
- Web Tätigkeiten (Webdesign, Online-Marketing, Blogs)
- Social Media Marketing
- Grafik und Layout
- Texte und Inhalte
Fragen Sie doch einfach nach, wenn Sie andere Wünsche haben…